Anfrage: Personalsituation innerhalb der Stadtverwaltung

Anfrage vom 3. März 2016 zur Beantwortung am 23. März 2016

Durch nicht besetze Stellen wegen Elternzeiten, altersbedingten Ausscheiden von MitarbeiterInnen, Krankenstand etc. gibt es einen Personalmangel, der es offensichtlich nicht erlaubt, Verwaltungsaufgaben fristgerecht und zeitnah umzusetzen. Die Stadtverwaltung veröffentlichte im vergangenen Jahr zahlreiche Stellenausschreibungen (intern und extern), für die zumindest teilweise aber offenkundig keine Besetzungen vorgenommen wurden.

Wir fragen deshalb an:

1. Wie viele interne und externe Stellenausschreibungen hat die Stadt Leipzig im vergangenen Jahr veröffentlicht und wie viele konnten davon nicht besetzt werden? Welches waren die Gründe für die Nichtbesetzung?
2. Welche frei gewordenen Stellen in der Verwaltung konnten bislang nicht nachbesetzt werden, obwohl dies aus fachlichen und sachlichen Gründen zur Erledigung der anfallenden Aufgaben als notwendig erachtet wird? (bitte ämtergenau aufschlüsseln)
3. Kann garantiert werden, dass auslaufende befristete Stellen innerhalb der Stadtverwaltung, für die es eine Anmeldung bzw. Empfehlung zur Entfristung gibt, durch das Personalamt rechtzeitig vor Vertragsende bearbeitet und somit verlängert werden?
4. Ist das Personalamt mit ausreichend Personal zur Bearbeitung der internen und externen Ausschreibungs- und Stellenbesetzungsverfahren ausgestattet? Wenn nein, wie viele Stellen welcher Art sind zur Anmeldung für den kommenden Stellenplan angedacht?

Antwort der Verwaltung:

Bürgermeister Hörning:
Herr Oberbürgermeister!
Sehr geehrte Damen und Herren! Sie hatten nach der Personalsituation innerhalb der Stadtverwaltung sowie der Situation in Besetzungsverfahren gefragt.
Zur Frage 1: Wie viele interne und externe Stellenausschreibungen hat die Stadt Leipzig im vergangenen Jahr veröffentlicht und wie viele konnten davon nicht besetzt werden? Welches waren die Gründe für die Nichtbesetzung? - Hierzu antworten wir wie folgt: Im Jahr 2015 wurden 417  Stellenausschreibungen veröffentlicht; das ist eine hohe Steigerung im Vergleich zu den Vorjahren. Davon wurden 276 Ausschreibungen in allgemein zugänglichen Medien, insbesondere auf leipzig.de/stellen veröffentlicht.
Die Erfassung der erfolglosen Ausschreibungsverfahren erfolgt im Personalamt erst seit dem dritten Quartal 2015. Insofern kann zum jetzigen Zeitpunkt keine verlässliche Zahl dazu angegeben werden. Die Gründe für die Nichtbesetzung von Stellen sind vielfältig und hängen auch mit der Komplexität von Stellenbesetzungsverfahren im öffentlichen Dienst zusammen, deren wesentliche Herausforderungen die folgenden sind:
Im Gegensatz zur Privatwirtschaft - das ist eine grundlegende Herausforderung, die wir zu stemmen haben - sind im öffentlichen Dienst zahlreiche rechtliche Vorgaben zu beachten.

Insbesondere wirken Vorgaben aus dem Grundgesetz direkt und nicht nur über Sekundärgesetze wie in der Privatwirtschaft. Es ist zum Beispiel der in Artikel 33 Absatz 2 des Grundgesetzes verankerte Grundsatz der Bestenauslese bei Stellenbesetzungen im öffentlichen Dienst zu beachten. Dieser Grundsatz garantiert allen Bewerberinnen und Bewerbern einen bestimmten Verfahrensanspruch und führte in der Vergangenheit zu zahlreichen gerichtlichen Auseinandersetzungen im gesamten Bundesgebiet, unter anderem auch hier in der Stadt Leipzig, wo einige Stellenverfahren durch gerichtliche Entscheidungen aufgehalten wurden und wir in der Wiederholungspflicht sind. Die dabei entwickelte oberste Rechtsprechung definiert strenge Vorgaben und Maßstäbe für Ausschreibungsverfahren im öffentlichen Dienst, welche für die Stadt Leipzig zahlreiche Prüf-, Darlegungs- und Dokumentationspflichten nach sich ziehen, deren Beachtung und Umsetzung sehr anspruchsvoll und zeitaufwendig sind.
Zudem gelten im öffentlichen Dienst haushaltsrechtliche Restriktionen. Mehrbedarfsstellen können grundsätzlich erst dann besetzt werden, wenn der Haushalt des jeweiligen Jahres Rechtskraft erlangt hat, was in der Regel erst in der Mitte des Jahres der Fall ist. Bei den Ausschreibungsverfahren ist die Mitwirkung einer Vielzahl von Prozessbeteiligten erforderlich. Neben dem Personalamt, dem Hauptamt und dem jeweiligen Fachamt bestehen Beteiligungsrechte des Personalrats, der Frauenbeauftragten sowie der Schwerbehindertenvertretung.
Aufgrund der jeweils einzuhaltenden Beteiligungsfristen können Prozessverzögerungen eintreten.

Ich möchte es einmal ganz klar sagen: Das sind die Kosten der Verfahrensgerechtigkeit, die hier in die Verwaltung hineinprojiziert werden. Das heißt: Mit jeder Sonderregelung, mit jeder Stellung einer Gruppe, die in irgendeiner Weise in einem Verfahren gesichert werden muss, belasten wir Personalverfahren. Um eine ausreichende Anzahl an qualifizierten Bewerbungen zu erhalten, muss eine angemessene Bewerbungsfrist gesetzt werden. Nicht selten ist diese ein- oder mehrmals zu verlängern, um eine ausreichende Anzahl von qualifizierten Bewerbungen zu erhalten. Dennoch gehen auf etliche Ausschreibungen nicht genug Bewerbungen ein. In manchen Berufsgruppen, beispielsweise im medizinischen Bereich, besteht ein starker Wettbewerb vieler Arbeitgeber um wenige Fachkräfte. Hier hat die Stadtverwaltung sowohl wegen des tariflich festgesetzten Entgelts - Gleichheitsanspruch - als auch in Bezug auf die Arbeitsinhalte Wettbewerbsnachteile.

Auf der anderen Seite gehen bei vielen Ausschreibungen zahlreiche Bewerbungen ein, deren Bearbeitung sehr zeitintensiv ist. Trotz Einführung des Onlineportals, was wir schon bei etwa 90 Prozent der eingehenden Bewerbungen verwenden, sind noch immer viele manuelle Tätigkeiten zu verrichten, da einzelne Eingaben der Bewerber häufig nicht nachvollziehbar sind und damit zu Klärungsbedarf führen bzw. eingereichte Unterlagen häufig nicht vollständig sind. In diesem Fall sind wir als ausschreibende Stelle verpflichtet, diese Klärung herbeizuführen. Wir können nicht einfach sagen: Bewerber, das hast du nicht geliefert, dann hast du Pech gehabt. - Dann wären wir rechtlich angreifbar.
Im vergangenen Jahr waren im Zusammenhang mit den 417 Ausschreibungen 15.060 Bewerbungen und damit so viele wie in keinem anderen Jahr zu bearbeiten. Im Vergleich zum Jahr 2012, als viele Stellen infolge der Altersteilzeitentfristung nachbesetzt werden mussten, gingen im Jahr 2015 24 Prozent mehr Bewerbungen ein. Die Nichtbesetzung von Stellen resultiert teilweise auch daraus, dass im Laufe des Auswahlprozesses Bewerberinnen und Bewerber ihre Bewerbung zurückziehen, weil sie vor dem Ende des städtischen Auswahlverfahrens eine Zusage bzw. attraktivere Angebote von anderen Arbeitgebern erhalten haben. Hier besteht ein Zusammenhang zwischen der Dauer des Verfahrens, der Komplexität, der Rechtssicherung des einzelnen Bewerbers im Verfahren und dem Risiko, dass zwischenzeitlich Wettbewerber, also andere Arbeitgeber, zum Zuge kommen. Eine steigende Zahl von Stellenbesetzungsverfahren wird zudem von Konkurrentenklageverfahren - hier klagt ein nicht berücksichtigter Bewerber gegen uns als Arbeitgeber und bekommt in 99 Prozent der Fälle einen eins tweiligen Rechtsschutz zugesichert - blockiert.
Im Ergebnis lässt sich feststellen, dass sich der Aufwand für Stellenbesetzungsverfahren aufgrund gestiegener Fallzahlen, aber auch enorm hoher rechtlicher Anforderungen deutlich erhöht hat. Dieser quantitativen und qualitativen Steigerung muss zur Bearbeitung Personal in ausreichender Menge und Qualifikation gegenüberstehen. Dies wird schon teilweise erreicht. So wurden im letzten Jahr vier neue Sachbearbeiterstellen im Personalbereich eingerichtet; sie sind auch schon verfügbar, also am Arbeiten. Es muss aber auch eine pragmatische und rechtssichere Vorgehensweise gefunden werden, um diesen rechtlichen Anforderungen Genüge zu tun. Das tun wir zum Beispiel mit der Einführung der integrierten Personalmanagement-Software im Personalamt.

Zur zweiten Frage: Welche frei gewordenen Stellen in der Verwaltung konnten bislang nicht nachbesetzt werden, obwohl dies aus fachlichen und sachlichen Gründen zur Erledigung der anfallenden Aufgaben als notwendig erachtet wird?
- Hierzu möchte ich zuerst feststellen, dass natürlich alle Stellen des Stellenplans fachlich und sachlich notwendig sind. Wir unterteilen im Personalamt nicht noch einmal in fachliche und sachliche Notwendigkeit. Die temporäre Vakanz von Stellen ist in einem gewissen Umfang unvermeidbar. Das sind Übergangseffekte durch Fluktuation, Eigenkündigung durch Beschäftigte, Langzeiterkrankungen, die nicht vorhersehbar sind; aber auch aus den vorher genannten  Gründen sind lückenlose Nachbesetzungen nicht immer möglich. - Wir haben das einmal ausgewertet.
Für das Jahr 2015 erfolgte bei etwa 2,4 Prozent unserer Stellen keine Entgeltzahlung; sie waren also effektiv nicht besetzt. Damit bewegt sich die Fluktuation in einem normalen Bereich. Zur dritten Frage: Kann garantiert werden, dass auslaufende befristete Stellen innerhalb der Stadtverwaltung, für die es eine Anmeldung bzw. Empfehlung zur Entfristung gibt, durch das Personalamt rechtzeitig vor Vertragsende bearbeitet und somit verlängert werden? - Die Entfristung von Stellen, die im Stellenplan einen kw-Vermerk enthalten, wird durch das Hauptamt überwacht und vollzogen. Vermutlich zielt die Fragestellung darauf, dass die befristeten Arbeitsverhältnisse von Beschäftigten - das ist die personalwirtschaftliche Seite -, die befristeten Stellen zugeordnet sind, fortgeführt werden. Dies ist bereits regelmäßiges Verwaltungshandeln. Wir sehen keinen Grund, davon abzuweichen.

Zur letzten Frage: Ist das Personalamt mit ausreichend Personal zur Bearbeitung der internen und externen Ausschreibungs- und Stellenbesetzungsverfahren ausgestattet? Wenn nein, wie viele Stellen welcher Art sind zur Anmeldung für den kommenden Stellenplan angedacht?
- Vorab: Es wurden dem Personalamt bereits vier Stellen zugeführt durch die Stellengenehmigung, die Sie im letzten Jahr beschlossen haben. Diese Stellen sind eingerichtet, besetzt und am Arbeiten. Wir haben bisher im Personalamt, das ab 1. April eine neue Leitung bekommen wird, von einer Anmeldung auf Verdacht abgesehen, um die Kapazitätsausweitung, die notwendig sein wird, um diese Komplexitätsphänomene zu bearbeiten - ich habe Ihnen dargelegt, wie die Komplexität von Rechtsverfahren auf Personalkapazitätsbedarfe im Personalamt selbst wirkt -,
auf eine Weise durchzuführen, die sich auch in das gerade in Einführung befindliche IT-System integriert. Von daher werden wir hier zur Jahresmitte eine genaue Planung vorlegen können, die dann auch mit der neuen Amtsleitung abgestimmt ist. Abschließend als Illustration noch ein Beispiel: Für die Bewerbung von Frau Franko, die Sie hier im Februar als neue Personalamtsleiterin bestätigt haben und die am 1. April ihr Amt antreten wird, haben wir am Ende 1 Meter Akte gehabt. Das war der Dokumentationsumfang in Papier, der am Ende vorlag und der auch gerichtlich sowie von Konkurrenten eingesehen werden konnte im Falle möglicher Konkurrentenklagen. Es ist nicht mein Ziel, künftig für jeden Mitarbeiter 1 Meter Auswahlakte zu produzieren; aber das ist ein Beispiel dafür, welche Effekte diese Rechtsanforderungen inzwischen auf uns haben. Von daher hoffe ich, Ihre Fragen beantwortet zu haben und stehe gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Oberbürgermeister Jung: Danke schön, Herr Hörning. - Herr Schmidt.

Stadtrat Schmidt (Bündnis 90/Die Grünen): Vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen. In Frage 3 ging es darum, ob befristete Stellen vor Ende der Befristung angemeldet sind und sie rechtzeitig besetzt werden können oder ob es zu Zwischenzeiträumen kommt, in denen die befristeten Stelleninhaber sozusagen zu Hause bleiben müssen, weil das Verfahren nicht nahtlos beendet werden kann. Ich hatte Sie so verstanden, dass dies schon jetzt gängige Praxis ist und die Verwaltung dementsprechend handelt. Heißt das, dass Ihnen kein einziger Fall bekannt ist, wo das in der Vergangenheit schon einmal passiert ist? Können Sie ausschließen, dass das auch in Zukunft nicht vorkommen wird?

Bürgermeister Hörning: Auf Fragen von Generalausschluss antworte ich nicht. Wenn Sie mir einzelne Fälle nennen, können wir uns diese gerne noch einmal anschauen. Mir war wichtig, in dieser Antwort zwei Dinge herauszuheben: Zum einen geht es um die Befristung einer Stelle mit einem kw-Vermerk, einem „kann wegfallen“- Vermerk. Das heißt: Diese Stelle fällt als Personalstelle weg. Das ist im Stellenplan zu beschließen, und zwar hier in den Haushaltsberatungen. Zum anderen geht es um ein befristetes Beschäftigungsverhältnis. Wenn eine Stelle entsprechend verlängert wird oder wenn ein kw- Vermerk wegfällt oder wenn die Befristung einer Stelle wegfällt und wenn auf dieser Stelle eine Person sitzt, die nur einen befristeten Arbeitsvertrag hat, dann bringen wir natürlich auch diesen Arbeitsvertrag in eine zeitliche Konkurrenz. Dann verlängern wir den Arbeitsvertrag bzw. entfristen ihn in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Das ist personalwirtschaftliche Praxis. Wenn es in konkreten Fällen zu Übergangsproblemen kommt, müssen Sie uns diese benennen. Dann können wir das gerne vertraulich nachliefern.

Stadtrat Schmidt (Bündnis 90/Die Grünen): So war es nicht gemeint. Mir ist kein konkreter Fall benannt. Ich will nur gern ausschließen, dass das in Zukunft passiert. Wir haben den Eindruck, dass die Verfahren auch deshalb sehr lange dauern, weil die personelle Ausstattung im Personalamt möglicherweise - Sie haben es ja eben anders dargestellt - noch zu optimieren ist. Können Sie ausschließen, dass Stellen, die aus verschiedensten Gründen freigeworden sind, aufgrund der aktuellen Haushaltssperre auf der Strecke bleiben?

Bürgermeister Hörning: Zu Ihrem ersten Punkt. Ich habe Ihnen dargestellt, dass die Personalausstattung im Personalamt angesichts der Fallzahlen und angesichts der Komplexitätszuwächse nicht ausreichend ist. Ich habe Ihnen aber auch dargestellt, dass wir nicht jetzt schon im Vorgriff auf die neue Amtsleitung, wo wir uns diese Dinge sehr genau anschauen müssen, auf Verdacht Stellen anmelden, sondern dass wir die Stellen anmelden und ins Verfahren geben wollen, die wir auch in der Kombination mit dem im Personalamt anzuwendenden Arbeits- und ITVerfahren als berechtigt ansehen. Zum zweiten Punkt. Im Kontext der Haushaltssperre gibt es eine Festlegung, die wir mit dem zuständigen Dezernenten für Finanzen getroffen haben. Wir haben alle Stellenneubesetzungen und Stellenwiederausschreibungen unter Haushaltsvorbehalt gestellt. Wir schauen uns diese Stellen monatlich an und geben die Stellen frei, die wir aus der Haushaltssperre herausnehmen. Danach erfolgt aus meinem Dezernat gemeinsam mit dem Personalamt eine stellenscharfe Verfolgung auf Zwei-Wochen-Basis, wo die jeweiligen Ausschreibungsverfahren dieser Stellen stehen. Von den Stellen, die Herr Bonew und ich zuletzt im März freigegeben haben - das waren etwa zwei Drittel der angemeldeten Stellen -, sind jetzt schon etwa 60 Prozent in der Ausschreibung, also schon veröffentlicht. Bei den übrigen müssen die Ausschreibungstexte noch mit den Fachämtern abgestimmt werden. Aber das halte ich im Zwei-Wochen-Rhythmus nach, weil jetzt auch aus der entsprechenden Fachabteilung zugearbeitet wird.

Stadtrat Schmidt (Bündnis 90/Die Grünen): Noch eine Nachfrage. Ihre Ausführungen betreffen im Prinzip ja auch die Frage 2. Wir hätten gerne eine ämtergenaue Aufschlüsselung gehabt. Die Frage ist, ob Sie das möglicherweise schriftlich nachreichen können, aufgeschlüsselt konkret nach Amt welche Stellen momentan unbesetzt sind und welche Gründe dafür vorliegen. Das kann ja durchaus auch Bereiche betreffen, in denen die Personalausstattung sehr gering ist, wo beispielsweise nur eine oder zwei Personen für bestimmte Aufgabenbereiche zuständig sind und es enorm schwierig ist, die anfallenden Aufgaben abzuarbeiten.

Bürgermeister Hörning: Ich kann Ihre Nachfrage nachvollziehen, muss Ihnen aber sagen, dass wir zurzeit im Rahmen der Einführung einer integrierten Personalmanagement-Software fünf verschiedene IT-Systeme in ein IT-System überführen. Wir räumen jetzt im Personalamt sozusagen den Keller auf, all das, was sich über 25 Jahre dort angesammelt hat. Wenn wir Ihnen das ämtergenau aufschlüsseln wollten, müssten wir das per Aktensturz machen. Das heißt: Ich muss Leute abziehen von der eigentlichen Personalstellenbesetzung für diese Auswertung. Von daher: Ich würde Ihnen das gern liefern, aber den Aufwand, das zu erheben, kann ich angesichts der von mir dargestellten und auch durch Ihre Frage aufgeworfenen Probleme nicht vertreten und möchte Ihnen deshalb vorschlagen, dass Sie mir konkrete Punkte, die Themen des Amtes und seiner Fachlichkeit betreffen, benennen. Dem werde ich gerne nachgehen. Wenn wir in zwei Jahren ein funktionierendes und besseres Personalverwaltungs- und -managementsystem haben, werden wir Ihnen solche Auswertungen per Knopfdruck automatisiert geben können.

Oberbürgermeister Jung: Frau Hollick hat eine Nachfrage.

Stadträtin Hollick (DIE LINKE): Sehr geehrter Herr Hörning, vielen Dank. Wir haben gehört, dass es gegenwärtig sehr schwierig ist, das Personalmanagement zu modernisieren. Meine Fragen gehen in folgende Richtung: Es ist nicht unsere Aufgabe, Ihnen zu sagen, wo es fehlt, sondern ich erwarte, dass aus den Ämtern bzw. aus den  Beigeordnetenbereichen das Signal kommt: Hier fehlen Stellen, und die müssen besetzt werden, weil wir sonst die Pflichtaufgaben nicht zeitgemäß erfüllen können. - Unter „zeitgemäß“ verstehe ich drei bis fünf Wochen;
zurzeit wird für manche ein halbes Jahr benötigt. Sind solche Anzeigen aus den Beigeordnetenoder Ämterbereichen bei Ihnen eingegangen und, wenn ja, aus welchen? Ich will nicht wissen, wie viele Anzeigen. Ich will wissen: Gibt es solche alarmroten Signale aus den Beigeordnetenoder Ämterbereichen? - Das ist meine erste Frage.
Meine zweite Frage. Die Prozentzahl der nicht besetzten Stellen klingt zunächst sehr niedrig, aber bei einer Riesenverwaltung wie dieser sind das mehrere Hundert. Welche finanziellen Auswirkungen hat das? Sparen wir dadurch ein und, wenn ja, wie viel sparen wir ein? Das ist schon eine Sache, über die wir nachdenken sollten. Ich will es nicht auf den Cent genau wissen, aber auf die Million schon.

Bürgermeister Hörning: Zu Ihrer ersten Frage. Wir sind als Personaldezernat natürlich laufend im Gespräch mit den anderen Fachdezernaten und den anderen Ämtern. Wir bekommen von dort auch Anzeigen über eine bestimmte Dringlichkeit der Besetzungen. Als wir zum Beispiel im letzten Jahr 220 Stellen in Zusammenhang mit Asyl besetzen mussten, habe ich die Besetzung dieser Stellen priorisiert. Wir haben an der Stelle eine klare Prioritätensetzung im Personalamt getroffen. Das hat als Posteriorität zur Folge gehabt, dass andere Dinge nicht so schnell bearbeitet werden konnten. Diese Prioritätensetzung, die wir im letzten Jahr getroffen haben, werden wir auch weiter durchhalten.
Zur zweiten Frage: Wie lässt sich das monetarisieren? Wir können noch einmal erheben, wie diese 2,45 Prozent sich im Durchschnitt monetarisieren. Ich würde Ihnen die Antwort darauf zukommen lassen. Wir sparen natürlich Gelder ein, wenn wir im Rahmen der Haushaltssperre Stellenwiederbesetzungen strecken. Das ist Ziel und Zweck einer Haushaltssperre.

Stadträtin Hollick (DIE LINKE): Es ist nicht so, dass ich es nicht verstanden habe. Aber Sie haben das Thema, das ich eben vergessen hatte, anzusprechen, jetzt selbst angesprochen. Wie viele der 220 Asyl-Stellen sind bis jetzt besetzt? Das habe ich bisher nirgendwo gelesen. Sind das die zwei Drittel der angemeldeten Stellen, die Sie genannt haben? Konkret: Wie viele der 220 Stellen für Asylangelegenheiten sind bis jetzt besetzt?

Bürgermeister Hörning: Ich glaube, das wird im Sachstandsbericht Asyl und Zuwanderung von Kollegen Fabian mitgeteilt. Wir haben zu diesem Sachstandsbericht detailliert zugeliefert.