Antrag: Digitale Sitzungen für Stadträt*innen in Sonderfällen ermöglichen

Beschluss der Ratsversammlung am 18. November 2021

Der Antrag wurde durch einen übernommenen Änderungsvorschlag der Freibeuter-Fraktion wie folgt mehrheitlich vom Stadtrat beschlossen:

1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, Stadträtinnen und Stadträten eine digitale Teilnahme an beratenden Gremien des Stadtrats zu ermöglichen, sofern besondere Gründe wie gesundheitliche Einschränkungen oder Einschränkungen durch Sorgearbeit vorliegen.
2. Die Möglichkeit der digitalen Zuschaltung bzw. Teilnahme wird nach Inkrafttreten des Regelwerks bis zum 30.06.2022, mindestens jedoch 6 Monate, erprobt und anschließend evaluiert.

Neufassung des Antrages vom 7. Oktober 2021

Der Antrag wird wie folgt neu gefasst:

Beschlussvorschlag:

1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, Stadträtinnen und Stadträten eine digitale Teilnahme an beratenden Gremien des Stadtrats zu ermöglichen, sofern besondere Gründe wie gesundheitliche Einschränkungen oder Einschränkungen durch Sorgearbeit vorliegen.
2. Die Möglichkeit der digitalen Zuschaltung bzw. Teilnahme wird nach Inkrafttreten des Regelwerks bis zum 30.06.2022, mindestens jedoch 6 Monate, erprobt und anschließend evaluiert.

Antrag vom 18. März 2021

Beschlussvorschlag:

1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, Stadträtinnen und Stadträten eine digitale Teilnahme an Gremien des Stadtrats zu ermöglichen, sofern besondere Gründe wie gesundheitliche Einschränkungen oder Einschränkungen durch Sorgearbeit vorliegen.
2. Die Möglichkeit der digitalen Zuschaltung bzw. Teilnahme wird nach Inkrafttreten des Regelwerks bis zum 31.12.2021, mindestens jedoch 6 Monate, erprobt und anschließend evaluiert.

Begründung:

Die Corona Pandemie hat die Digitalisierung beschleunigt. Die während der Pandemie gemachten Erfahrungen mit digitalen bzw. hybriden Sitzungen haben gezeigt, dass die Möglichkeit der digitalen Zuschaltung grundsätzlich mit den Anforderungen an die Gremienarbeit des Stadtrats vereinbar ist. Zum allgemeinen Gesundheitsschutz und zur besseren Vereinbarkeit von Ehrenamt und Familie sollten digitale Zuschaltungen unter Angabe von besonderen Gründen erhalten bleiben.

Über die vom Ursprungsantrag genannten Personengruppen hinaus sollte Stadträtinnen und Stadträten eine digitale Teilnahme auch bei Vorliegen besonderer Gründe ermöglicht werden, die eine Teilnahme erschweren. Diese können in gesundheitlichen Einschränkungen oder Sorgearbeit, z. B. der Betreuung von kleinen oder kranken Kindern oder der Pflege von Angehörigen begründet liegen. Angesichts der anhaltenden Pandemie liegen dafür absehbar auch weiterhin besondere Rahmenbedingungen vor.

Zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, könnte eine spezifische Vertraulichkeitserklärung abgegeben werden.

Für die genauen Voraussetzungen und Regelungen soll durch die Verwaltung ein Vorschlag unterbreitet werden. Die Regelung soll zunächst befristet erprobt und dann evaluiert werden.

Verwaltungsstandpunkt:

Alternativer Beschlussvorschlag:

1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, die Möglichkeit einer digitalen Zuschaltung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung als Gäste zu Präsenzsitzungen der Gremien des Stadtrates zu schaffen. 1 von 9 in Zusammenstellung
2. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, die Möglichkeit einer digitalen Zuschaltung für Stadträte, die nicht Mitglieder eines Gremiums sind, Ortschaftsräte und andere durch das Gremium eingeladene Gäste zu Präsenzsitzungen zu schaffen.
3. Für die Teilnahme an digitalen Sitzungen wird ein Regelwerk erarbeitet, das verbindliche Auskunft darüber gibt, unter welchen Voraussetzungen digital an Sitzungen teilgenommen werden kann.

Begründung

Während der Covid19 - Pandemie zeigt sich, dass die Digitalisierung der Gremienarbeit außerordentlich große Chancen bietet. So wurde der im März 2020 als Sofortmaßnahme zum Infektionsschutz eingestellte Sitzungsbetrieb unverzüglich digital aufgenommen. Damit werden die demokratischen Mitwirkungs- und Entscheidungszuständigkeiten schnell und bestmöglich gewährleistet. Neben der Aufrechterhaltung des Entscheidungsbetriebes bieten sich weitere Möglichkeiten. Insbesondere bietet die digitale Übertragung öffentlicher Sitzungen das Potential, den Grundsatz der Öffentlichkeit nicht nur zu gewährleisten sondern auch weiter zu verbessern. Wesentliche Aufgabe der Gremien des Stadtrates bleibt es u.a., Entscheidungen durch Aufbereitung des Sachverhaltes und seine Diskussion und Erörterung vorzubereiten. Die eingehende Vorbefassung soll die Beschlussfassung erleichtern und beschleunigen, aber auch vor übereilten Beschlüssen schützen. Diese Sachdiskussion soll unmittelbar, frei, authentisch und geschützt erfolgen. Die politische Debatte, auch die (Vor -) Beratung kommunalpolitischer Themen der Fachausschüsse in einer Videokonferenz, soll nach dem Willen des Gesetzgebers die Ausnahme bleiben. Denn Überzeugungskraft, das direkte Aufeinandertreffen verschiedener Meinungen, die Gleichwertigkeit der Beiträge charakterisieren den politischen Diskurs. Mündliche Debatten sind auch von Mimik, Gestik und Sprache geprägt, die sich am besten unmittelbar begegnen. Die Gleichwertigkeit der Beiträge sichert auch, dass beständige Entscheidungen getroffen werden. Sichtbar ausgetragene Debatten sind für die Demokratie besonders wichtig. Sie verleihen den einzelnen Positionen Stimme und Gesicht.

Das Format der Videokonferenz hat in dem zurückliegenden Jahr gezeigt, dass Videokonferenzen Folgewirkungen auf die Diskussion haben. Es lässt sich nicht dieselbe Konzentration und Unmittelbarkeit des Austauschs wie in einer Präsenzsitzung herstellen. Daneben ist es nicht ausgeschlossen, dass im privaten oder beruflichen Umfeld der Sitzungsteilnehmerinnen und –teilnehmer weitere Personen von nichtöffentlichen Sitzungsverläufen Kenntnis nehmen können. Diese Nachteile werden in einer Pandemie hingenommen; außerhalb solcher Ausnahmezustände sind sie nicht verhältnismäßig. Rechtlich ist eine digitale Teilnahme von Stadträtinnen und Stadträten an beschließenden Gremien des Stadtrates außerhalb einer Pandemie derzeit nicht möglich.

Nach der Sächsischen Gemeindeordnung (SächsGemO) können während einer Pandemiesituation beschließende, öffentliche kommunale Gremien in digitaler Sitzung ausnahmsweise Beschlüsse fassen. Diese Ausnahme gilt gemäß § 36 a SächsGemO jedoch ausdrücklich nur für Zeiten einer Pandemie nationaler Tragweite. Und auch dies nur unter weiteren sehr engen Voraussetzungen. U.a. steht die digitale Durchführung der Sitzung eines beschließenden Gremiums unter dem Vorbehalt der Zustimmung durch die Landesdirektion. Nach Ende bzw. Abschwächung der Pandemiesituation fehlt es daher an einer rechtlichen Grundlage für die digitale Teilnahme und Abstimmung von stimmberechtigten Mitgliedern in beschließenden Gremien, wie der Ratsversammlung, des Verwaltungsausschusses, des Jugendhilfeausschusses, den Vergabegremien und den beschließenden Ausschüssen.

Das Gesetzgebungsverfahren zur Einführung des § 36 a SächsGemO und die Erfahrung in der Gesetzesanwendung haben gezeigt, dass Möglichkeit der digitalen Beratung und Beschlussfassung für kommunale Gremien restriktiv gesehen wird. Vor allem dem Öffentlichkeitsgrundsatz wird eine überragend hohe Bedeutung zugemessen. Die Sitzungsöffentlichkeit sei eine wesentliche Vorbedingung für den sich insbesondere in der Kommunalwahl vollziehenden Kontroll- und Legitimationsakt; sie habe den Sinn, den wahlberechtigten Gemeindemitgliedern und der darüber hinaus interessierten Öffentlichkeit Gelegenheit zu geben, von den Beratungen der Vertretungskörperschaft und dem Verhalten ihrer Mitglieder einen unmittelbaren Eindruck zu geben, dadurch politische Zusammenhänge und Entscheidungsalternativen zu erkennen und sich auf dieser Grundlage eine eigene Meinung über Vorzüge und Nachteile der miteinander konkurrierenden politischen Kräfte zu bilden.Was für das Gremium als Ganzes gilt, muss auch für die Teilnahme der Gremienmitglieder als Einzelne gelten.

Die Verwaltung sieht daher keine rechtliche Möglichkeit für die digitale Zuschaltung von Gremienmitgliedern zu beschließenden öffentlichen Sitzungen außerhalb der Voraussetzungen des § 36 a SächsGemO. Insoweit wäre der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss rechtswidrig.Zwar stellt sich diese Beschränkung von Videositzungen auf eine Pandemie für beratende Gremien nicht so eindeutig dar. Denn bei den beratenden Ausschüssen wird im Gesetz gerade nicht auf § 36 a SächsGemO verwiesen. Auch kommt bei nichtöffentlichen Sitzungen eine Verletzung des Öffentlichkeitsgrundsatzes nicht in Betracht. Dennoch ist auch hier auf die eingangs genannten Vorzügen des direkten Aufeinandertreffens zu verweisen. Die Vertraulichkeit des Wortes und die Unbefangenheit der Diskussion lassen sich durch Hybridsitzungen nicht oder nicht in gleichem Maße sicherstellen.

Aus diesem Grund schlägt die Verwaltung einen alternativen Beschluss vor.Der Stadtrat hat am 21. Juli 2021 im Rahmen des Antrages „Digitale Zuschaltung zu Präsenzsitzungen ermöglichen“ VII-A-02467 entschieden, dass Regeln erarbeitet werden, unter welchen Voraussetzungen die Möglichkeit der digitalen Sitzungsteilnahme der Verwaltung und von Gästen besteht. Der Alternativvorschlag greift diese Intention auf.

Bericht zum Stand der Umsetzung vom 17.06.2022:

Wird bereits umgesetzt mit der Vorlage VII-Ifo-07209 "Voraussetzungen und Regelung für die digitale Teilnahme an Sitzungen der Stadtratsgremien in Präsenz- und Teilpräsenz (Hybridsitzungen)". Die Evaluation aus Beschlusspunkt 2 erfolgt mit dem Abschlussbericht bis 31.12.2022.