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Antrag: „Koordination für Veranstaltungsanfragen in der Stadt beschleunigen“

Antrag vom 26. Oktober 2023

Beschlussvorschlag

Die Stadt richtet eine Schnittstelle ‚Koordination für Veranstaltungsanfragen‘ innerhalb der Stadtverwaltung ein mit der Zielstellung, die bei der Beantragung von Veranstaltungen zu beteiligenden Ämter besser aufeinander abzustimmen und die Arbeit zu beschleunigen.

Begründung

Im Jahr 2022 wurden nach Angaben der Stadt (VII-F-08821-AW-01) 427 Veranstaltungen im Bereich öffentlicher Grünflächen durchgeführt. Hierzu zählen u.a. Informationsstände von Vereinen/Parteien, Theateraufführungen, Orts-, Sommer- und Kinderfeste, Kinoveranstaltungen, Sportevents u.v.m.

Zusätzlich zu den vorgenannten Veranstaltungen wurden 12 Open-Air-Veranstaltungen durchgeführt (Vergleich 2023: 11, Stand: 30.06.2023). Das Antragsaufkommen an Kulturveranstaltungen im öffentlichen Grün beläuft sich somit im Jahr 2023 mit Stand zum 30.06.2023 auf 266 Veranstaltungen.

Die Antragsbearbeitung für Veranstaltungen im Bereich des öffentlichen Grün obliegt federführend dem Amt für Stadtgrün und Gewässer (ASG). Liegen die Veranstaltungsflächen in einem Schutzgebiet (Landschaftsschutzgebiet, Natura-2000-Gebiet, gesetzlich geschütztem Biotop) oder berühren artenschutzrechtliche Belange, so ist prinzipiell vom Antragsteller ein separater Antrag auf naturschutzrechtliche Erlaubnis an das Amt für Umweltschutz (AfU) zu stellen. Ein entsprechender Hinweis ist im Antragsformular enthalten.

Darüber hinaus wird die Immissionsschutzbehörde mit einbezogen, wenn absehbar ist bzw. aus dem Antrag hervorgeht, dass ein Genre bespielt wird, welches ein immissionsschutzrechtlich zu qualifizierendes „Seltenes Ereignis“ zur Folge hat bzw. die zulässigen Immissionsschutzgrenzwerte überschreitet.

Im Einzelfall sind auch das Verkehrs- und Tiefbauamt sowie die Versammlungsbehörde mit einzubeziehen. Damit muss der einzelne Antragsteller ggf. bei mehreren Ämtern einzelne Teilanträge stellen, die wiederum unabhängig voneinander geprüft werden. Dies ist zeitaufwändig und für den einzelnen Antragsteller nicht sofort nachvollziehbar. Zudem bindet es Kapazitäten innerhalb der Verwaltung, sodass die Bearbeitung einzelner Anträge mehrere Wochen dauern kann.

Daher ist es sinnvoll eine zentrale Schnittstelle zu schaffen, die eingehende Beantragungen sortiert, zu den beteiligten Ämtern weiterleitet und deren Rückmeldung einfordert, damit künftig die Veranstalter nur noch einen zentralen Ansprechpartner haben. Auch die Verwaltung wird durch eine solche Schnittstelle entlastet, da die verschiedenen Genehmigungsprozesse der Veranstaltungen zeitlich besser aufeinander abgestimmt und die Zuständigen der jeweiligen Ämter enger vernetzt werden.

Neufassung des Antrags vom 15. August 2024

Der Beschlussvorschlag wird wie folgt geändert:

Der Oberbürgermeister wird beauftragt zu prüfen, wie die Beantragung von Veranstaltungen besser abgestimmt und Genehmigungen beschleunigt und vereinfacht werden können. Dafür wird insbesondere geprüft, wie Zuständigkeiten für Veranstaltungen gebündelt und restrukturiert sowie Prozesse optimiert werden können und ob ein Amt die Koordinierungsfunktion nach außen übernehmen kann.

Begründung

siehe oben

Verwaltungsstandpunkt vom 09. Juli 2024

Alternativvorschlag:

Der Oberbürgermeister wird beauftragt zu prüfen, wie die Beantragung von Veranstaltungen besser abgestimmt und Genehmigungen beschleunigt und vereinfacht werden können. Dafür wird insbesondere geprüft, wie Zuständigkeiten für Veranstaltungen gebündelt und restrukturiert sowie Prozesse optimiert werden können und ob ein Amt die Koordinierungsfunktion nach außen übernehmen kann, ohne Stellenmehrbedarf.

Begründung:

  1.    Organisation des Veranstaltungswesens in der Stadtverwaltung Leipzig

Im Ordnungsamt wurde 1998 die Veranstaltungsbehörde mit dem Ziel geschaffen, neben den ursächlichen Aufgabenstellungen eine sogenannte Lotsenfunktion innezuhaben. Darüber hinaus sind die Zuständigkeiten der einzelnen Ämter im Fall von Sondernutzungen in § 7 Abs. 3 Sondernutzungssatzung abschließend geregelt. Hier wird dezidiert erläutert, welche Sondernutzungserlaubnisse bei welchem Fachamt zu beantragen sind.

Konkret heißt es dort wie folgt:

„Die Sondernutzungserlaubnisse a) bis i), n), p), q) und r) sind beim Verkehrs- und Tiefbauamt, die Sondernutzungserlaubnisse j) bis l) und t) sind beim Ordnungsamt und die Sondernutzungserlaubnisse o), u), v) und w) sind beim Marktamt zu beantragen. Die Sondernutzungserlaubnisse m) und s) sind bei dem Fachamt zu beantragen, bei welchem die Zuordnung gemäß Anlage 1 zur Satzung liegt. Der Antrag ist hinreichend zu begründen und unterliegt der Einzelfallprüfung. § 3 Abs. 1, Abs. 4 und Abs. 8 gelten entsprechend.“

Die Prüfung, welche darüber hinaus gehenden Erlaubnisse im Veranstaltungsfall erforderlich werden, ist die langjährige Praxis der Veranstaltungsbehörde. Im Ergebnis der Prüfung wird das jeweilige Fachamt in das Trägerverfahren eingebunden und um Stellungnahme gebeten.

Insofern ergeben sich in den Aufgaben der geplanten zentralen Schnittstelle und der Veranstaltungsstelle des Ordnungsamtes bereits jetzt Überschneidungen, die bei der Prüfung zwingend zu berücksichtigen sind.

  1.       Mögliche weitere Aufgaben der Koordinierungsstelle Veranstaltungen

Die Koordinierungsstelle Veranstaltungen könnte darüber hinaus das „Serviceangebot“ einer zentralen Schnittstelle aus der Perspektive der Antragstellenden bieten.

Mögliche Aufgaben einer Koordinierungsstelle Veranstaltungen könnten sein:

  • Verbessertes Public Service Design:
    • Niedrigschwellige Hauptansprechstelle für Veranstaltende nach außen und Koordination der Veranstaltungsanfragen nach Innen.
    • Kontaktperson für Nachfragen zu Genehmigungsanforderungen oder Stand der Bearbeitung.
  • Wirtschaftsförderung:
    • Koordinierung von Veranstaltungen in öffentlichen Räumen der Stadtverwaltung und privaten Veranstaltungen wie bspw. Kongressen, Messen oder große kommerzielle Sportveranstaltungen

Bei der Veranstaltungsbehörde sollen folgende Aufgaben bleiben:

  • Prüfung der Zuständigkeit der Ämter nach Fachliegenschaftsverantwortung Liegenschaftsverantwortung wie bspw. Marktamt, Verkehrs- und Tiefbauamt oder Amt für Stadtgrün und Gewässer und Weiterleitung des Antrages zur Einholung der jeweils erforderlichen Sondernutzungsgenehmigungen
  • Vorprüfung der weiteren Genehmigungsvoraussetzungen und Weiterleitung des Antrags an die zuständigen Genehmigungsbehörden wie bspw. Untere Naturschutz- oder Immissionsschutzbehörde.

Die Einzelheiten sowie die genaue Ausprägung dieser Koordinierungsstelle werden im Prüfergebnis vorgestellt.

Das Ergebnis kann auch darin bestehen, dass in existierenden behördlichen Bereichen Personal zugeführt wird. Die personelle Ausstattung beispielsweise der unteren Naturschutzbehörde ermöglicht aktuell keine fachlich und rechtlich adäquate, bürgerorientierte Begleitung sämtlicher Genehmigungsverfahren mit Bezug zum Naturschutzrecht (Bebauungspläne, Baugenehmigungen, Veranstaltungen, etc.). Die Priorisierung von Großprojekten macht es erforderlich, dass andere Genehmigungsprozesse (u. a. Veranstaltungsgenehmigungen) nur mit geringem Aufwand (z. B. ohne Beratung der Antragstellenden) sowie häufig nur mit erheblichem Zeitverzug bearbeitet werden. Dies führt gleichzeitig zur effektivsten Beschleunigung von Bearbeitungszeiten sowie zu einer zielorientierten und fachlich adäquaten Beratung in den bestehenden Strukturen. Das Gleiche gilt für die Veranstaltungsbehörde.

  1.       Verbesserung Auftritt der Stadtverwaltung – nutzerfreundliche Service Designs für Nutzerinnen und Nutzer

Wegen der sehr heterogenen Antrags- und Genehmigungsverfahren für Sondernutzungen der territorial jeweils zuständigen Ämter, ist es für die Veranstaltenden – unabhängig, ob kommerziell oder nicht-kommerziell, nicht ersichtlich, in welcher territorialen Ämterzuständigkeit sich eine fragliche Fläche befindet und wie hier eine Sondernutzung zu beantragen ist. Auf der Internetseite der Versammlungs- und Veranstaltungsbehörde im Ordnungsamt finden sich momentan lediglich einige weiterführende Informationen in einem verlinkten PDF-Flyer. Aus diesen Grund gehen Anträge oft an den falschen Stellen ein und es geht durch die internen Weiterleitungen wertvolle Zeit für die Prüfung der Genehmigungsvoraussetzungen verloren, was die Genehmigungsprozesse verlangsamt.

Um diesen unübersichtlichen Backendauftritt der Stadtverwaltung nutzerfreundlicher zu gestalten, müssten die potentiell Veranstaltenden mit mindestens folgenden Informationen ausgestattet bzw. folgende Tools bereitgestellt werden:

  •           medienbruchfreies, onlinebasiertes Antragsverfahren (Vorbild Open-Air-Flächen Amt für Stadtgrün und Gewässer)
  •           Leitfaden / Checkliste für Veranstaltende (Vorbilder Mannheim / Jena)
  •           FAQ-Katalog
  •           Übersicht über vordefinierte Flächen (Vorbild Open-Air-Flächen Amt für Stadtgrün und Gewässer)
  •           Ansprechperson inkl. Mailadresse und Telefonnummer.

Bei der konkreten Ausgestaltung dieser Koordinierungsstelle könnte sich an anderen Städten orientiert werden. So hat das Kulturamt nach Recherchen festgestellt, dass folgende Städte erfolgreich solch eine Veranstaltungsstelle etabliert haben.

  1.       Verknüpfung mit der Arbeitsgruppe Großveranstaltungen und digitalem Tool für stadtweiten Veranstaltungskalender

Aktuell ist die dezernatsübergreifende Arbeitsgruppe Großveranstaltungen dabei, ein digitales Tool zur stadtweiten Terminkoordination für Großveranstaltungen zu realisieren, die sich in Planung befinden und den öffentlichen Raum belasten. Ziel ist es, dadurch die Inanspruchnahme der Infrastruktur hinsichtlich weiterer Akquisebemühungen besser bewerten zu können. Im Mai 2024 soll die Pilotversion im Testmodus laufen.

Informationen zum Arbeitsfeld „Clearinggruppe und Lenkungsgruppe Großveranstaltungen“

Mit Beschluss der Ratsversammlung im Februar 2017 wurde zur systematischen Bewertung von Großveranstaltungen ein Gremium geschaffen, das Konzepte diskutiert und Empfehlungen ausspricht. Dem Gremium, bestehend aus "Clearinggruppe Großveranstaltungen" und "Lenkungsgruppe Großveranstaltungen", gehören verschiedene fachliche Ressorts der Stadtverwaltung Leipzig sowie Vertreter/-innen der Leipziger Messe GmbH, der Leipzig Tourismus und Marketing GmbH sowie der IHK zu Leipzig an.

Der Bewertung der Konzepte liegt ein umfangreiches Scoring-Modell zugrunde, welches die Leistungsmerkmale festhält und somit Aufwand und Nutzeneffekte definiert. Der Weg für die Durchführung einer Großveranstaltung ist nur geebnet, wenn das Voting im Abstimmungsprozedere der Clearing- sowie Lenkungsgruppe positiv erfolgt ist.

  1.       Geltungsbereich und Abgrenzungen

Soweit hier von einer zentralen Koordinierungsstelle gesprochen wird, soll diese das Veranstaltungsgeschehen vorrangig auf allen öffentlichen Flächen unter freiem Himmel und nicht baurechtlich genehmigten Veranstaltungsflächen in Leipzig koordinieren. Veranstaltungen in den Kulturhäusern der Stadt Leipzig (Spielpläne) sind hiervon ausgenommen, denn hierfür sind in der Regel keine besonderen Genehmigungen erforderlich, welche nicht bereits von anderen Genehmigungen wie bspw. den jeweiligen Baugenehmigungen erfasst wären.

Neben dieser örtlichen Abgrenzung ist es kein Ziel der Koordinierungsstelle, bestehende materielle Genehmigungszuständigkeiten zu verlagern, d. h. die Zuständigkeiten von Marktamt, Amt für Stadtgrün und Gewässer, Ordnungsamt, Amt für Umweltschutz, Verkehrs- und Tiefbauamt etc. bleiben dem Grunde nach unverändert. Dies ist geboten, um die fachliche Expertise der Fachämter auch in den Fachämtern zu belassen, denn dort befinden sich die Infrastruktur zur Ausübung und Handhabung derselben wie beispielsweise Schallmesstechnik.

  1.         Vorgehensweise und Zeitplan

Um eine präzise Aufgabenbeschreibung der Koordinierungsstelle „Veranstaltungen“ zu entwickeln, wird unter Federführung des Dezernats Kultur und des Dezernats Umwelt, Klima, Ordnung und Sport in Zusammenarbeit mit der Clearinggruppe Großveranstaltungen, diese themenbezogen erweitert um das Amt für Stadtgrün und Gewässer und das Amt für Umweltschutz in enger Abstimmung mit dem Amt für Digitalisierung und Organisation erarbeitet.

Der Gegenstand des Prüfauftrages wird wie folgt konkretisiert:

  •           Bestehen Möglichkeiten, Befugnisse zu bündelen oder auf bestimmte Genehmigungen ganz zu verzichten und lassen sich Prozesse vereinfachen oder standardisieren?
  •           Das Antragsaufkommen soll ermittelt und zu seiner jeweiligen personellen Untersetzung ins Verhältnis gesetzt werden.
  •           Es soll ein Konzept skizziert werden, wie die Koordinierungstätigkeit ausgestaltet werden soll. Das Konzept soll Vorschläge für eine personelle Untersetzung und die organisatorische Verortung der neuen Koordinierungsstelle enthalten. Bei der Erarbeitung des Konzeptes soll sichergestellt werden, dass die in den Ämtern erforderliche Facharbeit personell abgesichert wird bzw. bleibt. Wie kann die bestehende Versammlungsbehörde in ihrer Lotsenfunktion gestärkt werden, kann sie weitere Befugnisse übernehmen und direkt entscheiden?
  •           Es sollen Vorschläge unterbreitet werden, wie die Anträge digital, bürgernah und niedrigschwellig gestaltet werden können und den heutigen Anforderungen an gutes Public Service Design entsprechen. Kann ein gemeinsames digitales Portal für Genehmigungsanträge eingerichtet werden, das dann die verschiedenen Zuständigkeiten zuweist?

 

Beschluss der Ratsversammlung am 21. August 2024

Der Antrag wurde vom Stadtrat mit 30-28 geändert im Sinne des Verwaltungsstandpunktes beschlossen:

Der Oberbürgermeister wird beauftragt zu prüfen, wie die Beantragung von Veranstaltungen besser abgestimmt und Genehmigungen beschleunigt und vereinfacht werden können. Dafür wird insbesondere geprüft, wie Zuständigkeiten für Veranstaltungen gebündelt und restrukturiert sowie Prozesse optimiert werden können und ob ein Amt die Koordinierungsfunktion nach außen übernehmen kann, ohne Stellenmehrbedarf.

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