Antrag: Transparentes Controlling zur Umsetzung von Stadtratsbeschlüssen

Antrag vom 24. Februar 2022

Beschlussvorschlag:

Der Oberbürgermeister wird beauftragt, ein wirksames, transparentes und öffentlich zugängliches Controlling für die Umsetzung von Stadtratsbeschlüssen (inkl. Haushaltsbeschlüssen) einzuführen. Hier sollen folgende Schritte in die Wege geleitet werden:

• Erstellung von ämterkonkreten tabellarischen Übersichten,
  • getrennt nach Ergebnis- und Finanzhaushalt,
  • Darstellung aller in Umsetzung befindlichen Stadtratsbeschlüsse nach Plan- und Ist-Zustand hinsichtlich Zeit- und Finanzplan;
  • Darstellung der Umsetzungsprioritäten vor dem Hintergrund der vorhandenen finanziellen und personellen Kapazitäten
  • Verweis auf ausführliche Umsetzungsberichte der Verwaltung im Allris
• Vierteljährliche Aktualisierung der ämterkonkreten Übersichten und Kenntnisnahme in den jeweils zuständigen Ausschüssen und Fachausschüssen.

 

Begründung:

Die Umsetzung von Stadtratsbeschlüssen, insbesondere denen, die initiativ vom Stadtrat ausgehen, ist seit Jahren ein wenig transparentes aber vor allem sehr langwieriges und äußerst unbefriedigendes Prozedere. Nicht selten braucht es viele Jahre, bis noch so scheinbar kleine Anliegen einer Umsetzung zugeführt wird. Die Gründe dafür sind sicherlich vielschichtig, mal liegt es an fehlenden Voraussetzungen, schwierigen Rahmenbedingungen, überlastetem Personal, gestrichenen Fördermitteln etc. Nicht selten sind aber auch intransparent verschobene Prioritäten der Verwaltung ursächlich für die Verschleppung von Beschlussumsetzungen. Dadurch, dass sich die Umsetzung zahlreicher Ratsbeschlüsse in der Regel über Jahre hinziehen, fehlt ein funktionierendes Umsetzungscontrolling auf Seiten des Stadtrates, welches eine Kontrolle der Ämter und Dezernate im Zuge der Umsetzung von Stadtratsbeschlüssen möglich macht.

Wir nehmen dies zunehmend als Demokratiedefizit wahr, welches von Teilen der Verwaltung bewusst genutzt wird, um sich über die Prioritätensetzung des Stadtrates hinwegzusetzen, die Umsetzung missliebiger Beschlüsse auszusitzen und bewusst zu verzögern, sie teilweise sogar zu sabotieren. Dies sollte seitens der kommunalpolitischen Entscheidungsgremien nicht länger hingenommen und ein wirksames Controlling eingefordert und eingeführt werden.

Als Vorbild kann die regelmäßige und transparente, sehr gut verständliche Berichterstattung des Amtes für Schule zum Schulhausbauprogramm (bspw. VII-Ifo-06564 "19. Sachstandsbericht zur Umsetzung der Schulbaumaßnahmen") dienen, welches der Ratsversammlung quartalsweise zugeht. In dieser werden alle investiven Maßnahmen der kommenden Jahre in einer Übersicht dargestellt, auf die entsprechenden Planungs- und Baubeschlüsse verwiesen, die im Haushalt zur Verfügung stehenden Mittel sowie die Soll- und IST-Zeitpläne für eine bauliche Umsetzung und Fertigstellung transparent aufgelistet. In ganz ähnlicher Weise ist dies auch für eine regelmäßig seitens der Ämter in allen bestreffenden Ausschüssen vorzustellende Berichterstattung denkbar. Diese hilft nicht nur dem Stadtrat, die Umsetzung seiner Beschlüsse in der Wahrnehmung zu behalten und nachzuhalten, sondern ebenso der Verwaltung.

Ergänzende Bemerkungen

Mit dem Antrag soll der Gedanke verfolgt werden, ein Controlling zu entwickeln, welches sowohl der Verwaltung als internes Beschlusscontrolling dient, als auch dem Stadtrat als Instrument zur transparenten Nachvollziehbarkeit der Umsetzung der Beschlüsse. Dies dürfte eigentlich kein neues Instrument sein, da es unumgänglich ist, ein solches Beschlusscontrolling in allen Ämtern zu führen. Alle Ratsbeschlüsse müssen schließlich von den Ämtern in die Umsetzung gebracht werden. Diese haben sich in die vorhandenen personellen und finanziellen Ressourcen und natürlich die vom Stadtrat im Rahmen der Beschlüsse vorgegebenen Zeitschienen einzuordnen. Da aber die Umsetzung von Ratsbeschlüssen stets auch längere Zeiträume in Anspruch nehmen, ziehen immer neue Beschlüsse auch immer Änderungen und Anpassungen der Prioritäten der Ämter nach sich. Zudem üben auch immer externe Faktoren unvorhergesehene Verzögerungen oder auch Beschleunigungen auf die Beschlussumsetzungen bzw. die Prioritätensetzungen aus.

Diese müssen verwaltungsseitig immer im eigenen Controlling abgebildet werden, anders würde ein strukturiertes Verteilen und Abarbeiten von Aufgabenstellungen innerhalb der Ämter nicht funktionieren. Die zahlreichen anfallenden Aufgaben müssen, gesteuert von den jeweiligen Dezernats- bzw. Amtsleitungen strukturiert, priorisiert und koordiniert werden, um sie schrittweise abzuarbeiten. Der Antrag soll letztlich dazu dienen, genau diese To-Do-Listen mitsamt ihrer Priorisierung und Abarbeitungsstände regelmäßig in die ämterzuständigen Ausschüsse zu spiegeln und so Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu schaffen. Nachvollziehbarkeit insofern, dass politische Entscheidungsträger auch ein Verständnis dafür bekommen müssen, wenn Überlastungssituationen entstehen, wenn Handlungsunfähigkeiten durch externe Faktoren gegeben sind usw.

Hier kann es sich selbstverständlich nicht um eine umfängliche Übersicht aller anfallenden Aufgaben handeln, sondern muss gewisse Prioritäten setzen, um sowohl händelbar als auch übersichtlich zu bleiben. Diese Prioritäten, welche dem Stadtrat bzw. den betreffenden Ausschüssen transparent dargestellt werden, sollten sich grundsätzlich in Beschlüsse aus dem Ergebnis- und dem Finanzhaushalt aufteilen.

Des Weiteren ist denkbar, dass man die Relevanz von Beschlüssen nicht anhand einer reinen fiskalischen Größe einordnet, sondern die Aufnahme ins Controlling den jeweiligen Initiatoren eines beschlossenen Antrages überlassen bleibt. Hier würde sich ein Auswahlfeld im Allris-Antragstool anbieten.

Der beiliegenden Tabelle ist zu entnehmen, wie man sich eine tabellarische Umsetzung vorstellen kann. Der Titel eines Beschlusses ist vernachlässigbar, da es immer mal wieder vorkommen wird, dass ein Ratsbeschluss entweder im Titel uneindeutig ist oder auch mehrere Maßnahmen, die es umzusetzen gilt, enthält. Hier sollte aus unserer Sicht eher auf einen Maßnahmetitel abgezielt werden, der aber durch die Beschlussnummer und Beschlussdatum ergänzend für eine Recherche nachvollziehbar wäre. Des Weiteren sollte die terminliche Soll- (laut Ratsbeschluss) und Ist-Bewertung (laut aktueller Verwaltungseinordnung) einbezogen werden. Diesbezüglich halten wir es für sinnvoll, auch die im Haushalt zweckgebunden eingestellten Mittel in einer Spalte abzubilden. Dies würde jederzeit die Transparenz gegenüber dem Stadtrat schaffen, wenn entsprechend notwendige Mittel zur Verfügung stehen, umgeschichtet wurden, absehbar mangels Umsetzung in die Haushaltsausgabereste einfließen etc. Hier wäre eine sinnvolle Verknüpfung zur Haushaltsplanung und –umsetzung gegeben.

Sollten sich durch interne (Krankheit, verschobene Prioritäten wegen Personalmangel etc.) oder externe (Corona, Verschuldung, Abordnungen durch Prioritätenverschiebungen, erfolglose Stellenbesetzung etc.) Einflüsse Verschiebungen innerhalb der finanziellen oder terminlichen Untersetzungen ergeben, können diese in der aktuellen Version dargestellt und als Änderung zum Vormonat/Vorquartal farblich unterlegt werden.

Bei der Frage, welche Ämter solche Controlling-Übersichten führen und dem jeweiligen Ausschuss regelmäßig vorlegen sollten, vertreten wir die Auffassung, dass dies regelhaft alle tun sollten, bei denen es relevante Ratsbeschlüsse umzusetzen gilt. Die Berichterstattung sollte sich dann auf die jeweilig zuständigen Ausschüsse erstrecken.

Eine einheitliche Berichterstattung über alle Ämter hinweg wäre sicherlich wünschenswert. Allerdings ist auch zu sagen, dass es trotz des im Antrag deutlichen Verweises auf die regelmäßigen „Sachstandsberichte zur Umsetzung der Schulbaumaßnahmen“ nicht heißt, dass dies das Best-Practice innerhalb der Verwaltung wäre. Möglicherweise werden in unterschiedlichen Ämtern ganz unterschiedliche interne Beschlusscontrollings geführt. Hier ein Best Practice für die Gesamtverwaltung zu finden, wäre sicherlich wünschenswert, nicht aber zwingend Bedingung. Im Grunde genommen zielt unser Antrag auf mehr Transparenz und nachvollziehbares Beschlusscontrolling ab, ohne aber grundsätzlich mehr Arbeit für die Ämter verursachen zu wollen.

Maßnahme	Beschl.-Nr.	Datum RV	Termin Umsetzung Soll	Datum letzter Umsetzungs-bericht	Mittel im HH (2021)	Mittel im HH (2022)	Umsetzung V-IST	Umsetzung ruht/in Arbeit
Bau Kita Knautnaundorf	VII-A-01972	24.03.2021	-----------------	27.10.2021	0	?	2024	In Arbeit

 

 

Verwaltungsstandpunkt vom Mai 2022

Die Verwaltung schlägt folgende Alternative vor: